Je to již řada let, co Stavební bytové družstvo Krušnohor využívá při vyhlašování výběrových řízení a archivaci podkladů k nim elektronický způsob zpracování. Praxe ukázala, že přináší nejen kvalitu zpracování, ale také úsporu času, místa a financí.

„Výběrová řízení probíhají ryze digitálně, přes internetové prostředí, kdy využíváme licencovaný software PROebiz, jehož prostřednictvím se výběrová řízení vypisují,“ uvedl Jan Zámecký, zástupce vedoucí úseku inženýrské činnosti.

Jan Zámecký, zástupce vedoucí úseku inženýrské činnosti, vkládá do programu PROebiz parametry připravovaného výběrového řízení vyhlášeného na zakázku sanace lodžií.

KDYSI DÁVNO...

Co se změnilo oproti rokům předcházejícím digitálnímu zpracování?

„Ještě v době, kdy se výběrová řízení vypisovala klasicky papírovou cestou, jsme obesílali uchazeče o zakázku výzvou prostřednictvím České pošty na základě zadávací dokumentace. Ta obsahovala mnoho stran textu a dalšího doprovodného materiálu, včetně projektu. Odezvou byly mnohdy objemné nabídky doručené na správu družstva, jež obsahovaly veškeré požadované doklady, včetně cenových nabídek,“ popsal Jan Zámecký.

Krátce přitom zavzpomínal na papírové zpracování agendy: „To bylo předtím nepočítaně šanonů naplněných písemnými dokumenty! Původní způsob totiž představoval velké papírování. To zatěžovalo jak firmy ucházející se o zakázky, tak i zaměstnance správy družstva. Firmy k nám dodávaly mnoho listin, což pro zaměstnance správy družstva znamenalo vše projít; zkontrolovat, zda něco nechybí; udělat výpisky; zpracovat tabulky atd. Jestliže se v jeden den sešlo na správě družstva třeba pět výběrových řízení najednou, pak komisi pro otevírání obálek trvalo několik hodin, než se s touto dokumentací vypořádala podle přijatých pravidel. Elektronický způsob znamená obrovskou úsporu času, ale i pracovní úlevu pro zaměstnance. A nejen to. Časově náročné bylo probírat se jednotlivými nabídkami a listovat přílohami také pro předsedy SA/SVJ. Písemné dokumenty se totiž nesměly vynášet z budovy správy družstva, proto předsedové museli přijít osobně do budovy správy družstva, bylo jim vyhrazeno pracovní místo v kanceláři a s nabídkami se seznamovali třeba i několik hodin. To nyní zcela odpadá, protože se s nabídkami mohou seznámit doma – prostřednictvím obrazovky svého počítače. Díky digitalizaci jde o obrovskou úsporu času i pro ně!“

Když bylo výběrové řízení ukončeno, prošlo procesem kontroly jednotlivých písemných nabídek a nakonec byl vybrán uchazeč o zakázku. Veškerý postup při výběrovém řízení byl zpracován papírově. Následovala archivace. „Ta spočívala v tom, že veškeré nabídky, včetně zadávací dokumentace, které se týkalo zadání a průběhu výběrového řízení, byly zadokumentovány. To znamená, že šanon byl napěchován papíry v původní listinné podobě, “ popsal Jan Zámecký.

ELEKTRONICKY

Ptáte se, jak probíhá elektronické výběrové řízení a v čem spočívá jeho úspora ve srovnání s roky předcházejícími?

„Veškeré podklady zadávací dokumentace a záznamy o projednávání s předsedou SA/SVJ před zadáním zakázky včetně projektu je nahráváno přes prostředí PROebizu elektronicky a v okamžiku vypsání výzvy je tato zadávací dokumentace k dispozici jak uchazeči, tak i předsedovi SA/SVJ. Uchazeč podává nabídku rovněž elektronicky. Tato nabídka samozřejmě obsahuje také všechny přílohy. V okamžiku, kdy skončila lhůta pro podávání nabídek, jsou odpečetěny nabídky uchazečů. To je další výhoda elektronického zpracování. Při původním papírování otevírala obálky k tomu určená komise, která se sešla až následující den po podání nabídek. Výhodou elektronického zpracování je také to, že k nabídkám má – po odpečetění – přístup jak technik (tedy odborný pracovník správy družstva, jenž dokumentaci kolem výběrového řízení zpracovává), tak i zároveň předseda SA/SVJ, případně také další člověk z výboru, pověřený předsedou. Nedochází tedy k časové prodlevě. Stručně a jasně řečeno: Nahlédnout do jednotlivých nabídek po jejich elektronickém odpečetění může technik, předseda SA/SVJ a případný další zástupce domu (pověřený předsedou) okamžitě. Elektronický proces eviduje a zaznamenává všechny nahrané hodnoty a přílohy. Po kontrole úplnosti nabídek je prováděn výběr zhotovitele zakázky,“ popsal Jan Zámecký.

ARCHIVACE

Následně je výběrové řízení ukončeno a v PROebizu veškerá dokumentace náležitě archivována. Mezi hlavní dokumenty takto uchované patří popis zadávacích podmínek, protokol o přijetí nabídek (včetně jednotlivých příloh uchazečů), protokol o odpečetění, protokol o výběru zhotovitele zakázky. Samozřejmě sem patří také celá historie přístupu jednotlivých účastníků i administrátorů, předsedy SA/SVJ a jím pověřeného člena výboru, výsledkový protokol, což je výstup z ukončení výběrového řízení.

„Dodatečné zneužití dokumentace je vyloučeno, protože kompletně celá agenda, která je s výběrovým řízením spojená a řešená v PROebizu, je archivovaná na serverech vlastníka PROebizu, tedy mimo budovu družstva,“ zdůraznil Jan Zámecký.

I přesto je minimální část agendy archivována mimo jiné i v papírové podobě, ale oproti předchozí obsáhlé archivaci výběrových řízení za každý kalendářní rok, obsahující mnoho šanonů, je nyní výstupem jeden šanon za celý rok.

Statistický souhrn – přehled výběrových řízení – za uzavřené kalendářní období je pravidelně každoročně předkládán orgánům družstva, ale i široké klientské veřejnosti formou publikování v rámci prezentace činnosti družstva za předchozí rok. Dokladem toho je také tabulka zveřejněná v rámci tohoto článku.

USPOŘENÉ PENÍZE

Elektronická archivace přináší úsporu místa v kancelářích a v archivu. Kanceláře a archivy nejsou nacpány šanony s papíry. A jde také o úsporu peněz. Úspora se týká zejména nákladů na kopírování, poštu, nebo třeba za skartaci dokumentů odbornou firmou a odvezení papírového odpadu do zpracovatelské firmy po uplynutí lhůty dle pravidel pro archivaci a skartaci dokumentů.