Pro mnohé bydlící nastalo vloni velké překvapení. Vyúčtování dostali poštou v zalepené obálce. Byli přitom dosud zvyklí přebírat písemné dokumenty – a nejen vyúčtování – od předsedy samosprávy (SA) či společenství vlastníků jednotek (SVJ) z ruky do ruky.

Důvodem změny je ochrana osobních údajů. Nastal konec tradičního způsobu předávání dokumentů. V rámci námi publikovaných článků o GDPR v předešlém období jsme se již tehdy zmínili o tom, že nový způsob doručování je doslova na spadnutí. Vysvětlili jsme zároveň, že nejde o projev nedůvěry vůči předsedům SA/SVJ. Zdůraznili jsme, že nevíme ani o jednom případu, že by ke zneužití dat doručovaných otevřeně (tedy bez vložení do obálek) ze strany předsedů došlo. Ti se vždycky těšili důvěře bydlících i pracovníků správy družstva, kteří dokumenty připravovali a předsedům SA/SVJ je předávali k roznesení po domech.

V souvislosti s novým způsobem doručování nejen vyúčtování se mezi lidmi začal používat termín hybridní pošta. O jeho vysvětlení jsme požádali správce počítačové sítě SDB Krušnohor, jenž se bezprostředně podílel na přípravě zprovoznění nového způsobu zpracování korespondence.

Co to je hybridní pošta?

Stručně řečeno jde o komplexní řešení firemní korespondence pro hromadné podavatele. Takovým je i družstvo Krušnohor.

Co si lze představit pod pojmem komplexní řešení?

Nejlépe to vysvětlím, když popíšu proces. Zákazník – tedy v tomto případě Krušnohor – předává data ke zpracování v elektronické podobě České poště a její složka PostServis, zajišťující služby, je tiskne, kompletuje, dává do obálek a rozesílá. My předáváme všechna data ve formátu PDF a PostServis tato data transformuje do fyzické podoby (tedy do podoby dopisu, který je bydlícím následně doručen) a předává je poštovní přepravě k doručení. I přestože Krušnohor patří mezi středně velké uživatele hybridní pošty a jeho zásilky takto zpracované dosahují počtu několika tisíc, nemáme informace o tom, že by docházelo ke zpoždění při zpracování. Dá se proto říci již nyní, že hybridní pošta je kvalitní službou naplňující představy vedení družstva i pracovníků jednotlivých úseků a oddělení správy Krušnohoru o jejím fungování.

Dá se tedy podle vašeho vysvětlení zjednodušeně říci, že hybridní pošta je založena na principu „my jim pošleme data a oni lidem rozešlou vyúčtování“. Je tomu tak?

Ano. Je to přesně tak. Ale pro nás, jako družstvo, jsou důležité i jiné faktory – úspora provozních nákladů a usnadnění práce úřednic. Uvedu konkrétní příklad: Vyúčtování tvoří tři listy papíru, z nichž dva družstvu dodávají externí dodavatelé. Úřednice proto dostala tři hromádky (u velkých domů spíše HROMADY) listů, přičemž příslušné listy nebyly v hromádkách vždy ve stejném pořadí. Musela tak jednotlivé listy najít, dát dohromady a sešít. Poté zásilka putovala k další úřednici, která listy zásilky v příslušných místech dvakrát přehnula, vložila do obálky s okénkem a obálku uzavřela. Následovalo ofrankování všech jednotlivých zásilek a odvoz na poštovní úřad. Úřednice vlastně celé dny nedělaly nic jiného. Navíc je to docela fyzicky namáhavá práce a ještě k tomu duševně ubíjející, velmi unavující. K tomu si přidejte vkládání do obálek, jejich uzavírání a ofrankování, lepení štítků s adresami, odvoz na poštovní úřad. Toto všechno se díky hybridní poště děje dnes plně automaticky a mimo budovu družstva.

Ale asi to bude stát nějaké peníze, že?

Standardní soukromý dopis, který pošle občan třeba příbuzným, stojí 19 korun. Krušnohor coby středně velký zákazník užívá množstevní slevy. Jeden dopis stojí družstvo 15 korun včetně tisku, zkompletování zásilky, vložení do obálky a předání poštovní přepravě. Úspora činí čtyři koruny. Oproti standardnímu dopisu je ten hybridně zpracovaný rozhodně levnější.

Součástí vyúčtování družstva jsou také data od zpracovatelů vyúčtování tepla a vody – Techemu a Ulimexu. Nebyli lidé z těchto firem překvapeni přechodem Krušnohoru na systém hybridní pošty?

Určitě překvapeni nebyli. Měli od nás informace předem, konzultovali jsme tyto záležitosti včas a se zmíněnými dodavateli jsme dokázali zkoordinovat spolupráci.

Co pro předsedy SA/SVJ znamená přechod na hybridní poštu?

Předsedům ubyla práce. Nemusejí už chodit po domech od partaje k partaji a ještě k tomu shánět lidi naprosto nedosažitelné. Myslím si, že změnu přivítali.