Až z Prahy, Brna a Ostravy, ale i z dalších míst Česka se sjeli do severočeského Mostu – sídla Stavebního bytového družstva Krušnohor – zástupci bytových družstev k projednání postupu v oblasti digitalizace a elektronického procesování administrativních činností. Proč se sjeli zástupci bytových družstev zrovna do Mostu? Odpověď je jednoduchá.

LÍDR

Krušnohor je po řadu let lídrem mezi bytovými družstvy v zavádění výpočetní techniky a pokrokových postupů v oblasti zpracování agendy. V Mostě se zrodil například také program Integri, který se rozšířil mezi družstvy po celém Česku.

Ředitel Krušnohoru František Ryba nejenže přivítal účastníky jednání, ale vysvětlil jim také, s jakými problémy se proces digitalizace a elektronizace na počátku procesu setkal. Cesta to nebyla jednoduchá, leč přece jen úspěšná.

Od prosince 2018 funguje v přízemí budovy správy Krušnohoru také nově zřízené zákaznické centrum. Dá se o něm říci, že je třešničkou na dortu procesu digitalizace a elektronizace zpracování správní agendy. A právě o zážitky z toho, jak taková třešnička chutná, se s krušnohorskými novátory přijeli podělit zástupci bytových družstev z různých míst republiky.

Zástupci brněnského družstva Družba se pozastavili nad principem časování úkonů.

POZVÁNKA

„Vážení družstevní kolegové, určitě řešíte podobné problémy jako my:

• Dnes je splatná faktura a účetní shání, komu se válí na stole.
• Nutně potřebujete dokument ze spisu uživatele, ale spis má bůhvíkdo v šupleti.
• Zadali jste úkol, na němž musí spolupracovat víc oddělení – a přitom pracně zjišťujete to, kde a jak je aktuálně zpracováván.
• Jedna pracovnice vyřídí sedm klientů, zatímco druhá jen jednoho a ještě se z toho hroutí. Proč? Je líná? Neumí to? Je nějaký jiný problém?
• Kdekdo píše kdekomu vnitřní sdělení. Pak ho kopíruje a nutí příjemce podepsat kopii, protože přece musí mít doklad o tom, že ho předal. Šanony s papíry narůstají…

Zástupci OSBD Louny – Žatec si pochvalovali spolupráci s firmou Integri. „Je excelentní,“ sdělili. Předpokládají proto její pokračování.

Skener a program Integri máme všichni, takže základními prostředky jsme vybaveni. Teď už se do toho jenom nějak zakousnout. My jsme se v Krušnohoru do toho zakousli a rádi bychom vám představili ideu, kterou jsme začali realizovat. Chtěli bychom z vás vytáhnout vaše názory, připomínky, nápady a podněty k problematice digitalizace a elektronizace procesování, aby byl výsledný produkt použitelný i u vás,“ lákal vtipně zpracovaný text pozvánky rozeslaný družstvům ředitelem Krušnohoru Františkem Rybou.

Jednatelé společnosti Integri pozorně naslouchali námětům, názorům a připomínkám.

PRO VELKÁ DRUŽSTVA

„Je to hlavně pro velká družstva, kde je agendy hrozně moc. Proto jsme svolali tuto pracovní schůzku. Chceme doslova vtáhnout k sobě nápady a náměty od jiných družstev. Chceme se dozvědět také něco od nich, abychom to mohli dát do našeho softwaru, do implementace, kterou tady prosazujeme,“ řekl novinářům před zahájením jednání František Ryba.

„Vítám vás na půdě SBD Krušnohor. Spravujeme asi 21 000 bytů, přes 300 nebytových prostor, na 900 garáží, máme ve správě domy ve třech městech – Most, Litvínov, Meziboří. Tady jsme v budově správy a máme ještě pobočku v Litvínově, aby lidé z litvínovské oblasti nemuseli zbytečně jezdit do Mostu. Snažíme se dělat práci co nejlépe a také moderně. Snažíme se – pokud to jen trošku jde – si práci aspoň trošku ulehčit. Pochopitelně chceme víc nabídnout našim klientům. To všechno souvisí s dnešním tématem, na které jsme vás zvali. Je dobře, že jsme přistoupili k realizaci procesu digitalizace a elektronického procesování,“ zahájil pracovní setkání ředitel Krušnohoru.

Ředitel metodického odboru Svazu českých a moravských bytových družstev Martin Hanák byl s průběhem pracovního setkání velmi spokojen.

POČÁTEČNÍ PROBLÉMY

„V Mostě jsme o digitalizaci a elektronizaci přemýšleli už delší dobu. Když jsem se bavil s předsedou Svazu českých a moravských bytových družstev Janem Vysloužilem, slovo dalo slovo a jeli jsme se podívat k němu do družstva Škodovák Plzeň, protože mi řekl, že už v nějaké fázi vývoje jsou. Moc se nám tam některé věci líbily. Nadchli jsme se pro ně a řekli jsme si, že bychom je chtěli taky. Tehdy jsme jednali s firmou Integri. Její lidé ale měli plnou hlavu zaváděného GDPR a úprav kolem něj. To bylo v období, kdy se GDPR intenzivně připravovalo. Tehdy nám řekli, že do oblasti digitalizace a elektronického procesování prostě jít nemohou, že se k tomu nedostanou dříve než za rok. Řekli jsme si tedy, že to zkusíme s jinou společností – s tou, která to dělá v Plzni. Jmenuje se Maják. Dohodli jsme se. Podepsali jsme s ní smlouvu. Když ale její lidé zjistili, co všechno požadujeme, vyhodnotili si to tak, že chceme asi pětinásobek toho, co Škodovák. Myslím to obsahově, ne objemově. Chceme prostě o hodně víc procesů a dalších věcí, které má systém umět. A tak se podivně odmlčeli. Vůbec s námi nekomunikovali. Měli se také spojit s lidmi z Integri, aby systémy od obou firem spolu komunikovaly, aby vzájemně od sebe získávaly informace. Udělali to jednou a tak jaksi napůl. My jsme z toho byli nervóznější a nervóznější. Až to dospělo k prodloužení termínu a ani to nepomohlo. A tak jsme smlouvu s Majákem vypověděli. Dohodli jsme se s lidmi z Integri na tom, že by se do toho pustili v rámci vlastního systému. Proto jsme je požádali, aby nám vytipovali družstva, která v této oblasti již něco dělají či aspoň plánují dělat, nebo družstva s moderním přístupem, která když o naší snaze uslyší, tak budou mít zájem se do této věci zapojit. Vytipovali vás, takže jsme vás pozvali,“ popsal počáteční potíže s rozjezdem digitalizace a elektronizace na Krušnohoru František Ryba.

Jednatelé firmy Integri naznačili další možnosti rozvoje digitalizace a elektronizace procesování. Požádali přítomné o další náměty.

NÁZORY A MYŠLENKY

„Pozvali jsme vás proto, abychom vám ukázali, co už máme hotovo a jakou vizí se zabýváme. Úplně popravdě řečeno bychom chtěli znát vaše názory, jak byste si tohle představovali vy, jestli vůbec máte sami nějakou vizi, nebo zda už něco děláte, abychom nevymýšleli už vymyšlené a hlavně, když už Integri zadáváme nějaké práce, tak abychom to zadali na základě přání většího kolektivu, který do toho dal rozum, víc hlav víc ví. Proto vás tady dneska máme. Proto vás žádám: Buďte hodně aktivní, říkejte své názory a myšlenky,“ vyzval přítomné František Ryba.

Zástupce Okresního stavebního bytového družstva Česká Lípa pohovořil o dosavadních zkušenostech s elektronizací vyřizování jejich agendy.

LIDÉ SI UŽ ZVYKLI

„Jako velké družstva docházíme k poznání, že papírů je čím dál víc. Stát nám přidává čím dál tím víc práce. My v těchto sociálně postižených oblastech se dostáváme do obrovských problémů třeba už jen s hlídáním insolvencí. Věcí kolem toho je moc. Když přijedu někam jinam do družstva, zeptám se na to, kolik mají insolventů. Dozvím se, že tři, my jich máme v evidenci Krušnohoru přes tři sta a denně jejich početní stav hlídáme, protože nám po přijetí novely insolvenčního zákona přibývají ještě více. Takových záležitostí ze všech možných oblastí je ale víc a musejí to zpracovávat naši zaměstnanci. Musejí to nějak zvládat. Dobře víte, že v tom obrovském množství se občas nějaký papír ztratí nebo někdo neví, kdo jej má ke zpracování. Potřebujeme to proto hlídat elektronicky a soustředit do jednoho místa. V našem případě je to zákaznické centrum, ať jde o e-mailové sdělení, datovou schránku, nebo písemnosti. Děvčata to tam zpracují a zatřídí. Dojde to k jednotlivým pracovníkům, kteří s tím pracují a vyřídí. Lze se do toho podívat, vedoucí může zkontrolovat rychlost vyřizování atd. Chceme to takto – líbilo se nám to v Plzni. Prostřednictvím časování se dá zjistit, kolik času má člověk na zpracování a dá se zkontrolovat příčina, proč to tak dlouho trvá. Lidé si na zákaznické centrum zvykli. Musejí si zvyknout i naši zaměstnanci, většina z nich nové postupy již pochopila,“ popsal aktuální situaci František Ryba.

Tak pro který formulář se rozhodnout? Účastníci jednání ocenili úroveň tiskopisů i jejich roli jako vstupu do systému zpracování.

PREZENTACE ZKUŠENOSTÍ

Vedle zmíněného ředitele družstva se vysvětlování základních postupů při zpracování agendy ujala také vedoucí úseku inženýrské činnosti Hana Jánská, prosazovatelka moderních přístupů v probírané problematice. Tato žena byla motorem změn prováděných na správě družstva Krušnohor v letech 2017 a 2018.

„Představte si, že přijde dokument v papírové podobě – třeba nějaká žádost. Tu na zákaznickém centru dámy naskenují. A udělají záznam do našeho systému. Podle čísla dokumentu se dostane přímo k pracovníkovi, ke kterému se má dostat. Žádost tedy nepobíhá po celé správě družstva jako listinný dokument, ale v systému pobíhá jeho elektronická verze. Listinný dokument je na zákaznickém centru uložen. Výsledkem tohoto procesu je zjednodušení celého systému zpracování agendy. Pracovníci nemusejí čekat na vyřízení předchozího a mohou pracovat zároveň na jednom dokumentu,“ podtrhla Hana Jánská.

Na závěr pracovního setkání došlo i na obhlídku zákaznického centra v hale recepce.

Pro srovnání s novinkou Hana Jánská připomněla i předchozí praxi. „Na poštovně – dříve jsme tomu tak říkali – byla pracovnice a ta přijímala veškerou poštu. Vzala dopis. Zjišťovala, komu vlastně patří. Musela jej přečíst. Většinou to dopadlo tak, že dopis uložila do desek vedoucí úseku nebo oddělení, ať si korespondenci sama rozdělí mezi zaměstnance. Vedoucí dopis přidělila referentovi k vyřízení. Aby měla jistotu, že bude vyřízen a že se neztratí, předala jej proti podpisu. Potom narůstalo množství papírů ve stylu „podepiš mi, že to máš“. A kromě toho musela hlídat, že se záležitostí referent opravdu zabývá a jak dlouho mu to trvá. Referent vyřizuje a zjišťuje, že k tomu potřebuje kolegu z jiného úseku nebo oddělení. Takže vyrobí vnitřní sdělení, potvrď, že jsem ti žádost předal. A daly se předpokládat i komplikace. Dopis byl nakonec někam nechtěně založen. V tom obrovském množství papírů ani není divu. Hledá se, až se nakonec zjistí, že dopis má úplně někdo jiný, protože položil svoje věci na ten dopis u kolegy na stole a potom si onen dopis odnesl se svojí dokumentací pryč. Znáte to všichni. Integri má řešení. Zatím se jmenuje Pošta. Řeší typy dokumentů a k nim přiřazené procesy,“ uvedla Hana Jánská.

„Výhodou nového systému je to, že dopis zůstává v zákaznickém centru. Nikde neběhá. Může ho vyřizovat třeba pět lidí najednou. Všechno jsme odzkoušeli, a proto jsme se označili za pokusného králíka. Nyní vám přestavíme, jak to u nás chodí. Systém je neskutečně variabilní. Jak si jej nastavíte podle příslušných pravidel, tak systém bude chodit. Nastavili jsme s Integri. Ukážeme vám, co to zatím umí, co jsme z toho vytěžili, vy se potom můžete ptát,“ zahájila prezentaci získaných zkušeností Hana Jánská.

Po ukázce se mezi přítomnými rozvinula diskuse.

Překvapení pro všechny. A ještě k tomu vtipné. Poprvé bylo veřejně prezentováno, že Krušnohor se sám pasoval do role pokusného králíka.

VEDLEJŠÍ PŘÍNOS

„My si hlavně myslíme, že je to další krok kupředu pro naše družstva i družstva ostatní, hlavně ta velká, protože stále přibývá administrativa. Je potřeba ji zpracovávat kvalitněji a beze ztrát. Občas se stávalo, že se nějaký papír ztratil, u digitalizace už ne. Byl to vlastně důvod toho, proč jsme k digitalizaci a elektronizaci procesů při zpracování agendy přistoupili. Má to také vedlejší přínos – a to je přínos pro vlastní klienty. Máme pro ně informační server, mohou se na něm informovat o své bytové jednotce a o svém domě,“ vysvětlil František Ryba.

Hana Jánská poskytla rozhovor televizi Alfa. Vysvětlila základy procesu elektronického zpracování agendy. Tato žena byla hnacím motorem zavádění změn.

DO CELÉ REPUBLIKY

„Určitě bylo toto jednání užitečné. Nad tím, co tady bylo předvedeno ze strany Krušnohoru, se rozproudila zajímavá diskuse. Jejím obsahem byly myšlenky, které padly na úrodnou půdu. Myslím si, že kooperace mezi družstvy v oblasti digitalizace a elektronizace bude pokračovat a narůstat. Tady bylo vymyšleno a naznačeno spousta směrů, kterými bychom se měli ubírat. Bylo tady také řečeno, že je nesmysl vymýšlet to, co už je vymyšleno někde jinde. Družstva tedy budou určitě úzce spolupracovat a výstup z takové spolupráce se dostaví velice brzo. Co tady bylo všechno naznačeno a týká se správy družstva, tak to velmi důrazně pomůže. Zrychlí, zjednoduší a zefektivní všechny administrativní kroky. Proto taková setkání mají smysl a jsou užitečná. To, co vidíme tady v Mostě, je něco nového, co bychom rádi doporučili všem ostatním členským družstvům v rámci Svazu českých a moravských bytových družstev. Je to věc, kterou chceme pečlivě sledovat a o níž se chceme bavit se všemi. Její vývoj nás zajímá. Chceme debatovat o řešeních v rámci správy bytových domů v celé republice,“ zhodnotil význam jednání po jeho skončení pro měsíčník Krušnohor Martin Hanák, ředitel metodického odboru Svazu českých a moravských bytových družstev.

Účastníci pozorně naslouchali. Zástupci družstva Nová huť Ostrava obsah pracovního setkání zaujal.

RYCHLOST A KVALITA

Se zavedenými novinkami se klienti družstva seznamují běžně ve zřízeném zákaznickém centru. Jsou příjemně překvapeni tím, že vyřizování jejich záležitostí jde velice rychle a kvalitně. Důkaz o tom, že Krušnohor jde správnou cestou.