Na pravidelných setkáních vedení družstva se zástupci údržbářských firem je co řešit

Únor a březen jsou měsíce porad předsedů družstevních samospráv a společenství vlastníků. Probírají se na nich aktuální informace nejen vnitrodružstevní, ale i z oblasti legislativy týkající se segmentu bydlení. A nejen to.

Předsedové SA a SV na poradách také hodnotí – a to údržbářské firmy, s nimiž spolupracují. Vedení družstva se zajímá o to, jak kvalitní práci firmy odvádějí, zda plní termíny prací, zda spolupráce mezi firmou a výbory SA a SV opravdu funguje dobře. Předsedové klasifikují firmy jako učitelé žáky ve školách – od jedničky po pětku. Jednička představuje velkou spokojenost, pětka je naopak výrazem nespokojenosti.

MOTIVACE

Jednička firmy motivuje k dodržování té nejvyšší kvality odváděné práce, pětka by ve firemním pracovním kolektivu měla vést k zamyšlení, proč problémy s nekvalitou vznikají, mělo by nastat přijetí nápravných opatření a ty vyústit k získání nové motivace, jež se stane odrazovým můstkem k lepším výkonům.

„V případě hodnocení, které je horší než jednička, předseda domu píše zdůvodnění toho, proč dal horší známku. Jeho vyjádření pak slouží jako podklad pro vedení družstva, aby si zodpovědné zástupce firmy pozvalo, o problémech pohovořilo a dalo tak podnět k zajištění nápravy,“ uvedla vedoucí technického úseku správy družstva Irena Čapková, která se porad i hodnocení pravidelně účastní. Po ukončení porad s předsedy domů se známky sečtou, stanoví průměr, zpracuje tabulka a ta odhalí pořadí firem.

Samozřejmě se hodnotilo i na poradách v loňském roce. Byly posuzovány výsledky za rok 2013. Za pár týdnů vám přineseme výsledky letošního posuzování činnosti firem za loňský rok (2014).

DVA PREMIANTI

Vraťme se ale do období loňských porad předsedů a seznamme se s hodnocením předsedů za rok 2013.

Nejlepší hodnocení a na pomyslnou první příčku žebříčku kvality vystoupaly tentokrát hned dvě firmy. Byly jimi Karel Skopec - Vodoservis a Kabeex, s. r. o., se stejným hodnocením 1,08. Třetí místo obsadil Vobas, s. r. o., se známkou 1,11.

STOUPAJÍCÍ KVALITA

V tabulce číslo 1, v níž je pořadí co do kvality firem zachyceno, je možno vyčíst další informace. Například tu, že za rok 2013 je průměrná známka 1,19, což svědčí o velmi dobrém hodnocení, čili kvalita údržby poskytovaná firmami pro SBD Krušnohor je na vysoké úrovni. Potěšitelné je i to, že kvalita je stoupající. Ještě v roce 2010 byla průměrná známka nižší – 1,25. „Zmíněné vítězné firmy Karel Skopec - Vodoservis a Kaabex jsou soustavně velmi dobré, od roku 2010 se v tabulce umísťují na prvním a druhém místě.

PROVOZNÍ ZÁLEŽITOSTI

„Na setkání vedení družstva se zástupci údržbářských firem se ale nehovoří jen o kvalitě práce a jejím objemu, ale také o dalších záležitostech,“ připomíná Irena Čapková.

Pravidelným hostem setkání je dispečerka družstva Lenka Hilbertová. Ta je v denním kontaktu s oběma stranami – jak s podnikateli, tak s předsedy domů, potažmo i s klienty (družstevníky a vlastníky bytů). Zkušenosti z denního kontaktu má bohaté, a proto neváhá a na setkání zástupců firem o nich informuje. Věří, že předávání zkušeností napomáhá rozvíjení komunikace a ona je tady od toho, aby vzájemný kontakt nevázl a lidé si dokázali vyjít vstříc. Její výhodou je, že pracuje na technickém úseku správy družstva, takže má i konkrétní informace od kolegů techniků o tom, jaká je situace v jednotlivých domech.

Na loňském setkání hovořila například o tom, že v případě nahlášení havárie přes dispečink firmy Jiří Hasman – Výtahy je zapotřebí v některých případech doladit systém opravy následující den (dokončení opravy stejnou firmou nebo naopak firmou v dané době pro běžnou údržbu). Podnětu hned využili k dojednání podrobností přítomní zástupci tří firem Vodoservisu, Mixedu a Tovoku, o problému diskutovali a navzájem konzultovali řešení.

KOMUNIKACE

„Referentka technického úseku správy družstva Kateřina Rybová probrala všechny připomínky předsedů domů k činnosti jednotlivých firem. Obecně se jednalo hlavně o zlepšení komunikace s předsedy domů, včasném domlouvání se na zakázkách, na uspíšení termínů oprav a urychlení prací. Řešily se i takové zdánlivé maličkosti jako je přístup do domu, když firma od něj nemá k dispozici klíče atd.,“ informovala Irena Čapková. Zazněl i požadavek na podepisování zakázkových listů přímo na místě.

Ke všem vzneseným připomínkám se zástupci firem vyjadřují. Ti hovořili o zkušenostech ze spolupráce obou dispečinků – družstevního a havarijního (Hasmanova) – a předali souhrn dat o údržbě provedené jejich firmou za uplynulý rok (počty prací, rozdělení na havarijní zásahy a na běžné opravy, finance atd.).

VÝKON

Podle tabulky číslo 2 si můžete udělat obrátek o tom, které firmy jsou nejvíce využívány, kolik mají práce a jak je jejich činnost finančně ohodnocena, čili kolik si nechají za odvedenou práci zaplatit. V obecném slova smyslu se dá říci, že všechny firmy mají práce dost a tudíž si umějí vydělat, potažmo řečeno mají jistotu v tom, že nezkrachují. A to je pro vás – klienty družstva – dobrá zpráva.

DISKUSE

Jak taková pracovní debata mezi zástupci firem a vedením družstva vypadá, si můžete udělat obrázek z následující ukázky.

„Například Daniel Šimandl z firmy Blesk Š&Š upozornil na problém týkající se neplnění termínů u některých prací. Je třeba v zimě nahlášena oprava spár, ale zaměstnanci firmy mohou spáry opravit až za pěkného počasí. To ale znamená podle systému zavedeného v Krušnohoru, že jsou neustále urgováni, protože na práci nenastoupili včas. Systém nerozeznává zimu od léta a deštivé počasí od slunečného. Nicméně přísnost musí být a urgence má ten pozitivní dopad, že firma dobře ví, že na práci musí v nejbližším vhodném termínu nastoupit. Klient družstva (družstevník či vlastník bytu) musí být obsloužen a závada odstraněna,“ popsala Irena Čapková.

František Lacina z Kaabexu si postěžoval na to, že má velký problém sehnat podpisy předsedů domů na zakázkové listy. Honba za podpisem leckdy připomíná maratonský běh. Irena Čapková se proto jako vedoucí technického úseku rozhodla zaslat dopis všem předsedům domů s potřebným vysvětlením a požadavkem, aby si na zasedání výboru SA a SV vše mezi probrali a stanovili k podpisu nejen předsedu, ale i dalšího zástupce a toho nahlásili na správu družstva. Na základě hlášek o zástupcích předsedů bude vyhotoven seznam s kontakty na další osoby a ten předán firmám.

Jak sami vidíte, setkání vedení družstva se zástupci údržbářských firem má opravdu pracovní ráz. Pořád je co řešit.

Text: Petr PROKEŠ
Tabulky a foto: Irena ČAPKOVÁ