Výběrová řízení drobnohledem

Je velmi rozšířeným omylem, že správa družstva vybere domy, určí rozsah prací a způsob opravy (nebo vylepšení stavu) a ze společných peněz všech družstevníků tyto opravy financuje. Tento systém rozdělování prostředků je zaveden u nájemních bytů. Na rozdíl od nájemníků mají družstevníci a vlastníci možnost sami určit na jaké opravy a práce budou použity jejich prostředky, které si formou pravidelných plateb spoří do fondu údržby. Každý dům má vlastní fond údržby a každý dům samostatně rozhoduje o tom jak budou peníze využity. Někde se spoří na větší opravy, jinde se prostředky utrácejí za množství oprav malého rozsahu. 

          Často se pracovníci technického úseku setkávají s názorem, že když peníze ve fondu údržby patří domu, tak si předseda (nebo členové výboru) sami a bez výběrového řízení nasmlouvají firmu, která práce provede. Nabídky mnohdy "nejlevnějších a nejlepších" firem jsou často neúplné, nebo nerespektují požadavky na kvalitní materiály. Velmi často se také stává, že tyto firmy ani nepředloží nabídku, pokud jsou zařazeny do výběrového řízení.

          Výběrová řízení na SBD jsou rozdělena do několika okruhů.

          Společná výběrová řízení jsou vypisována na akce celodružstevní a jsou jedinými, ve kterých nerozhodují o nejvýhodnější nabídce předsedové domů. Tímto výběrovým řízením byly vybrány odborné firmy zajišťující drobnou údržbu a havarijní opravy. Vybrané firmy odpovídají za údržbu stanoveného a přesně vymezeného počtu objektů. Rozsah drobné údržby je stanoven dle jednotlivých domů takto:

          Práce do hodnoty výše uvedené mohou být zadávány 
"z ruky" předsedou přímo firmě, která má příslušný dům přidělen do správy.

          Všechny práce v hodnotě převyšující rozsah stanovený pro drobnou údržbu jsou zajišťovány formou vypsaného výběrového řízení.

          Po schválení oprav na schůzi předseda SA (SV) sepíše žádost o vypsání výběrového řízení, ve které specifikuje rozsah požadovaných prací. S technikem potom dohodne a doplní detaily požadovaných prací, předběžný termín provádění díla a společně zkontrolují stav finančních prostředků na FÚ a způsob zaplacení díla. Každý předseda má právo doplnit k firmám z rejstříku firem vedeného na technickém úseku další firmy, které požaduje zařadit do výběrového řízení. Takto připravenou žádost zařadí technik do plánu oprav domu a výběrové řízení v souladu se směrnicí družstva vypíše.

          Zpravidla jsou zástupci firem pozváni na nepovinnou hromadnou prohlídku stavby, kde jsou seznámeni se stavem domu, a pokud je přítomen zástupce samosprávy, i s jeho podrobnými požadavky a způsobem provádění prací.

          Uchazeči předloží ve stanovený termín své nabídky v zalepených obálkách do sekretariátu družstva, kde je přebírá komise pro otevírání obálek. Členové komise obálky otevřou, všechny listy nabídky orazítkují a parafují tak, aby nebylo možno nabídku následně doplnit a sepíší o otevírání obálek protokol. Tento protokol, mimo jiné, obsahuje seznam doručených nabídek včetně výše nabídkové ceny jednotlivých uchazečů. Tím práce komise pro otevírání obálek končí a nabídky jsou předány ke zpracování na technický úsek.

          Příslušný technik nejprve nabídky zkontroluje z hlediska formálního naplnění požadavků (doklady o způsobilosti firmy, pojištění, požadované certifikáty, oprávnění apod.). Následně jednotlivé nabídky prostuduje, sestaví přehled a výběrové řízení dle směrnice družstva zařadí do kategorie malých do 100 000 nebo velkých nad 100 000 Kč. O předložených nabídkách je informován předseda SA (SV), který má možnost prostudovat jejich obsah ještě před samotným zahájením vlastního výběru. Kterýkoli z účastníků výběrového řízení má právo přizvat si konzultanta a mnozí z předsedů této možnosti využívají. Po prostudování nabídek je zahájen vlastní výběr dodavatele. U malých výběrových řízení je komise složena z vedoucí technického úseku, vedoucí ekonomického úseku, technika a zástupce příslušné SA (SV). Velká výběrová řízení jsou předložena na zasedání představenstva SBD a komise je složena ze členů představenstva, předsedy kontrolní komise, vedoucí technického úseku, technika a zástupce příslušné samosprávy.

          Technik vypracuje přehlednou sestavu nabídek, která obsahuje cenu díla, termín plnění, záruční lhůtu a další důležité podrobnosti z nabídky. Výběrovou komisi seznámí s obsahem zadání výběrového řízení, způsobem provádění oprav, stavem dluhů na nájemném a finančních prostředků na fondu údržby příslušného domu.

          Komise zhodnotí předložené nabídky a doporučí jednoho z uchazečů. Výsledek výběrového řízení není určen hlasováním, ale dohodou o nejvýhodnější nabídce. Rozhodujícím členem komise je vždy předseda samosprávy. V případě, že komise nedojde ke shodě, je jako vítěz vybrán ten uchazeč, jehož nabídku zvolil jako nejvýhodnější předseda SA (SV).

          O průběhu takovéhoto výběrového řízení je pořízen zvláštní záznam do zápisu ze schůze představenstva. V některých případech, kdy předseda trvá na výrazně nevýhodné nabídce (vysoká cena oproti ostatním nabídkám, nedodržení zadání výběrového řízení, změny požadovaných materiálů apod.) je nabídnuta komisí možnost zrušení a opětovného vypsání výběrového řízení. Pokud předseda samosprávy i nadále trvá na svém výběru, je písemně vyrozuměn výbor dotčené samosprávy, případně všichni její členové.

          Po ukončení výběru a zvolení nejvýhodnější nabídky je sepsán protokol, který je spolu s ostatními doklady archivován na SBD.

 

Hana Jánská
stavební technička